Per la convalida dei documenti di rendicontazione economica delle organizzazioni è necessario convocare un’apposita assemblea entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale.
Ecco una panoramica di tempistiche e adempimenti per farlo correttamente

 

Per l’approvazione del bilancio, ogni associazione deve convocare una volta l’anno l’assemblea (art. 20, c. 1, del codice civile): tale obbligo, nonostante sia posto specificamente per le sole associazioni riconosciute (dotate di personalità giuridica) si applica in modo estensivo a tutte le associazioni, e quindi anche a quelle non riconosciute, ma più in generale a tutti gli enti non lucrativi.

Ecco le tempistiche e gli adempimenti che caratterizzano l’approvazione del bilancio di esercizio, con particolare attenzione a quelli previsti per gli enti del Terzo settore (Ets), e del rendiconto delle raccolte pubbliche di fondi.

Il termine per l’approvazione del bilancio

Per quanto riguarda il termine entro il quale il bilancio di esercizio deve essere approvato da parte degli enti non lucrativi, il codice civile non dice nulla di specifico e quindi si prende a riferimento la normativa in tema di società (ed in particolare l’art. 2364, c. 2, del codice civile), che prevede che l’assemblea per l’approvazione del bilancio debba essere convocata entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. L’unica eccezione è prevista per le Onlus, per le quali il termine è fissato espressamente entro i 4 mesi dalla chiusura dell’esercizio sociale (art. 20-bis del dpr 600 del 1973, ancora oggi in vigore).

Si propone qui il caso più frequente, cioè quello degli enti che hanno l’esercizio sociale coincidente con l’anno civile (1° gennaio-31 dicembre) e che hanno indicato in statuto il termine dei 120 giorni entro cui convocare l’assemblea per l’approvazione del bilancio di esercizio: entro il prossimo 30 aprile dovrà quindi essere convocata l’assemblea (almeno in prima convocazione) per approvare il bilancio dell’esercizio 2023.

Vi sono comunque associazioni il cui esercizio sociale non coincide statutariamente con l’anno solare: ciò è frequente ad esempio nelle associazioni sportive, dove l’esercizio solitamente parte dal 1° luglio e si chiude il 30 giugno: in questo caso, qualora statutariamente sia stato posto sempre il termine dei 120 giorni, l’assemblea per l’approvazione del bilancio non dovrà più essere convocata entro il 30 aprile bensì entro il 31 ottobre.

Lo schema di bilancio da adottare

Gli enti non lucrativi, ed in particolare le associazioni, che tengono una contabilità di tipo semplificato (entrate-uscite) non sono obbligate a redigere un vero e proprio bilancio (composto da stato patrimoniale e conto economico) ma possono limitarsi ad un semplice rendiconto delle entrate e delle uscite che l’ente ha fatto registrare nell’esercizio precedente.

Gli enti del Terzo settore devono invece redigere il bilancio di esercizio utilizzando gli schemi predefiniti disposti dal decreto ministeriale 5 marzo 2020. Il limite è fissato in 220.000 euro di entrate annuali (art.13, c.2 del codice del Terzo settore): se un Ets ha fatto registrare nell’anno precedente una somma pari o superiore a quella menzionata dovrà redigere un bilancio di esercizio composto da stato patrimoniale, rendiconto gestionale e relazione di missione (modelli A, B e C del decreto ministeriale 5 marzo 2020); se invece le entrate annuali sono state inferiori a 220.000 euro l’ente del Terzo settore potrà limitarsi a redigere il bilancio sullo schema del rendiconto per cassa (modello D).

Per un maggiore approfondimento si rimanda al vademecum “Il rendiconto per cassa degli enti del Terzo settore” e all’articolo “Bilanci degli enti del Terzo settore: quali sono gli errori più ricorrenti?”.

L’iter di approvazione del bilancio

Gli organi coinvolti nel procedimento di approvazione del bilancio di un ente associativo sono l’organo di amministrazione (di solito denominato consiglio direttivo), il collegio dei revisori dei conti (organo eventuale), e l’assemblea.

Il consiglio direttivo solitamente predispone ed approva in prima battuta il progetto di bilancio, redigendo un apposito verbale da cui risulti tale operazione.

Il collegio dei revisori o, per gli Ets, l’organo di controllo o di revisione, se presente (è infatti organo eventuale, che può essere o meno previsto dallo statuto e per gli Ets deve essere istituito al verificarsi delle condizioni previste dagli articoli 30 e 31 del codice del Terzo settore), controlla il progetto di bilancio predisposto dal consiglio direttivo dando parere positivo o negativo sul documento, sulla base del fatto che il bilancio sia conforme o meno ai documenti e alle scritture contabili. Tale operazione deve risultare dal verbale di tale organo.

Il progetto di bilancio dovrà infine essere sottoposto all’assemblea ordinaria per la definitiva approvazione. Per quanto riguarda le regole di convocazione dell’assemblea, si deve sempre seguire quanto scritto nello statuto, che di solito prevede una convocazione per iscritto (email o lettera) inviata a tutti gli associati e contenente il luogo, il giorno e l’ora oltre che gli argomenti all’ordine del giorno. Si ricorda che è stata prorogata, dal decreto legge n. 215 del 2023 (cosiddetto “milleproroghe”), fino al 30 aprile 2024 la possibilità per tutti gli enti, comprese associazioni e fondazioni, di svolgere in modalità di videoconferenza le assemblee e di fare ricorso alle modalità di espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza: è quindi possibile svolgere le sedute in videoconferenza anche in assenza di una regolamentazione in tal senso nel proprio statuto.

L’approvazione da parte dell’assemblea degli associati rende definitivi e non più modificabili il bilancio e i documenti collegati.

È possibile scaricare e consultare i fac-simile di verbale di assemblea, anche relativi all’approvazione del bilancio di esercizio, nell’apposita sezione del sito di Cantiere terzo settore.

Mentre la generalità degli enti non lucrativi deve semplicemente predisporre ed approvare il bilancio di esercizio, gli Ets hanno l’ulteriore obbligo di depositarlo telematicamente presso il registro unico nazionale del Terzo settore (Runts) entro il 30 giugno di ogni anno.

Un’utile guida su come presentare l’istanza di deposito bilancio è presente sul sito di Cantiere terzo settore.

Il rendiconto per le raccolte pubbliche occasionali di fondi

Per gli enti non lucrativi che hanno l’esercizio coincidente con l’anno civile il 30 aprile è il termine per un altro adempimento importante, ovvero la redazione del rendiconto delle raccolte pubbliche occasionali di fondi effettuate nel 2023.

Tale obbligo è disposto dall’art.20, c. 2, del dpr 600 del 1973, e riguarda appunto le raccolte fondi disciplinate dall’art.143, c. 3 del dpr 917 del 1986 ed effettuate dall’ente nell’anno precedente: per ogni raccolta deve essere redatto un apposito rendiconto contenente le entrate e le uscite della manifestazione oltre che una breve descrizione dell’evento.

Pur non disponendo la normativa in maniera chiara sul punto, è opportuno che il rendiconto della raccolta fondi venga firmato dal Presidente e ratificato dal consiglio direttivo.

A tale adempimento sono soggetti anche gli enti del Terzo settore, i quali devono utilizzare lo schema predefinito disposto dal decreto ministeriale 9 giugno 2022.

Rispetto alla generalità degli enti non lucrativi, gli Ets hanno l’ulteriore obbligo di depositare in via telematica al Runts (allegandoli all’interno dello stesso documento relativo al bilancio di esercizio) i rendiconti delle raccolte pubbliche occasionali di fondi entro il 30 giugno di ogni anno.

Per maggiori chiarimenti, si rinvia a:

• Bilanci degli enti del Terzo settore: quali sono gli errori più ricorrenti?
• Check-list per evitare gli errori più frequenti nella redazione del rendiconto per cassa degli enti del Terzo settore di piccole dimensioni (Mod. d)
• Guida su come presentare l’istanza di deposito bilancio
• Video tutorial “Come depositare il bilancio nel registro unico nazionale del Terzo settore”
• Vademecum “Il rendiconto per cassa degli enti del Terzo settore”
• Guida su come presentare l’istanza di deposito bilancio nel Runts

© Foto in copertina di Lucia Castelli, progetto FIAF-CSVnet “Tanti per tutti. Viaggio nel volontariato italiano”